当事務所では、様々なITサービスを活用しながら、業務の効率化を図るとともに、リモートワーク等の多様な働き方にも対応出来るようにしています。
私は事務所の設備関係の統括をする担当パートナーですが、今回は事務所が利用しているITサービスとその活用法をご紹介していきたいと思います。
まず、当事務所の基幹システムというべきサービスとなっている「Google Workspace」の主な活用状況についてご紹介したいと思います。
１ Google Workspaceとは
Google Workspaceとは、Google社が提供する「あらゆる働き方に対応する生産性向上とコラボレーションのツール」・・・らしいのですが、これだけ見るとなんだかよくわかりませんね。要は仕事の便利ツールの集合体ですね（よくわからないのはあまり変わってないですね）。
私は、当事務所で同サービスが採用される前から独自に契約してこのサービスを利用しているため、使用歴は１０年以上になります。その間、サービス名称が「Google Apps」→「G Suite」→「Google Workspace」と変わってきていますが、名前だけでなく機能もそれなりに進化しています。他社のITサービスを見習って取り込んでいくというのはGoogleの良いところですよね。
２ ビジネス用Gmail
Google Workspaceで一番使う機能というのはやはりGmailです。今は、チャットツールの全盛期とも言うべき時代かも知れません。
しかし、チャットは後日送信取消をできたり、編集可能なものが多く、また、基本的には同一のサービスを利用していないとやりとりができません（ChatworkならChatwork）。
一方、E-mailは送信後の編集ができず（それがやりとりの一定の証明にもなります）、誰とでもやり取りが可能なので、やはり手放せないツールです。要は使い分けですね。
Google Workspaceのサービスは、Gmailといってもビジネス用なので、「●●@gmail.com」というメールアドレスでは無く、「●●＠legalcommons.jp」のような独自ドメインが利用できます。
また、一般的なGmailと同様にWebブラウザで使用することもできれば、Outlook等のメーラーとの連携も可能です。私自身は、普段はOutlookベースで使っていますが、メールの検索が必要な時はWebブラウザのGmailを使用しています。メール検索能力の高さこそが、検索エンジンが創業事業であったGoogleの真骨頂だと思っています。
また、加入するプランにもよりますが、メールの保存容量が多いというのも有り難いです。私は弁護士生活がもうすぐ15年目に入りますが、これまでの仕事上のE-mailについては全てGoogle WorkspaceのGmailに保存しています。今見たら、その容量は42.6GBでした。多いのか少ないのかはよくわかりませんが、昔のメールを長期にわたって保存し、検索もしやすいというのは本当に便利なサービスです。
３ Googleカレンダー
当事務所では、「紙の手帳派」という弁護士もいるのですが、そのような弁護士も含めて所属する弁護士全員に自分のスケジュールをGoogleカレンダーに入力してもらっており、所内で各自のGoogleカレンダーを共有してもらっています。
全員がGoogleカレンダーを利用することの最も大きな利点はスケジュール調整が便利になることです。当事務所は、様々な専門分野を持つ弁護士が所属しており、事件の性質に応じて、様々な弁護士と共同受任することがあり、事件によっては弁護団に参加する人数が多くなることもあります。Googleカレンダー導入以前は、その弁護団の会議をいれるスケジュール調整にかなりの時間と手間を要していたのですが、Googleカレンダーを利用することによって弁護士各自の空き時間がわかるようになり、格段にスケジュール調整が楽になりました。なお、全ての予定の詳細は他の人に表示せず、予定枠の存在のみを表示することもできるので、プライバシーへの配慮もしています。
また、当事務所に8室ある会議室の予約や大人数会議用の360度カメラマイクなどの備品予約についてもGoogleカレンダーを利用しており、事務所運営上も欠かせません。
４ Google Meet
コロナ禍により爆発的に普及したビデオ会議ですが、当事務所では、Zoomを利用するとともに、Google Workspaceが提供するビデオ会議システムである「Google Meet」を利用しています。
当初はZoomと比べて色々と機能が見劣りしましたが、録画などの新しい機能も導入されるなど、日々機能がアップグレードしているのは本当に助かります。
5 Google Sites
Google Sitesは、Google Workspaceが提供するWebサイト作成ツールです。当事務所では、Google Sitesを利用して、所内の人のみがアクセス出来る所内サイトを作成して、情報共有に利用しています。Google Sitesは、デザインこそ微妙なところもありますが、サイトへのコンテンツ追加などは直感的な操作でできるので、重宝しています。
今回は、当事務所のIT環境として、Google Workspaceの活用をご紹介しましたが、当事務所が導入しているツールはこれだけではありません。次回以降も事務所の様々なIT環境についてご紹介していきたいと思います。
